Hoe koppel je een extranet aan je ledenadministratie?
Een extranet wordt pas echt krachtig wanneer het goed samenwerkt met je ledenadministratie. Door beide systemen te koppelen, kunnen gegevens automatisch worden uitgewisseld en hoeven leden en medewerkers minder gegevens handmatig bij te werken.
In dit artikel leggen we uit waarom zo’n koppeling handig is, welke gegevens je kunt uitwisselen en hoe dit technisch werkt.
Mocht je je überhaupt afvragen wat een extranet is, dan kan je even ons andere artikel hierover lezen.
Waarom koppel je een extranet aan je ledenadministratie?
Een extranet wordt pas echt praktisch als leden niet alleen informatie kunnen bekijken, maar ook zelf zaken kunnen regelen. Denk aan het aanpassen van contactgegevens, het bekijken van hun lidmaatschap of het inschrijven voor een activiteit. Als die informatie vervolgens handmatig in de ledenadministratie moet worden bijgewerkt, verplaats je het werk eigenlijk alleen maar.
Door het extranet te koppelen aan de ledenadministratie kunnen gegevens automatisch tussen beide systemen worden uitgewisseld. Een wijziging die een lid zelf doorvoert, kan dan direct op de juiste plek worden verwerkt. Ook kan het extranet bijvoorbeeld automatisch herkennen welk lid is ingelogd, welk type lidmaatschap diegene heeft en tot welke afdeling of groep hij of zij behoort.
Zo voorkom je dubbel werk, verklein je de kans op fouten en zorg je ervoor dat informatie in beide systemen actueel blijft. Zeker bij verenigingen met veel leden of veel verschillende processen kan zo'n koppeling daarom veel tijd besparen.
Welke gegevens kun je tussen beide systemen uitwisselen?
Welke gegevens je tussen het extranet en de ledenadministratie uitwisselt, hangt af van wat leden binnen het extranet moeten kunnen doen. Vaak gaat het om basisgegevens zoals naam, adres, e-mailadres, lidnummer, type lidmaatschap en de afdeling of regio waarbij iemand hoort.
Daarnaast kun je ook informatie uitwisselen over bijvoorbeeld contributie, inschrijvingen voor activiteiten, rollen binnen de vereniging of de status van een lidmaatschap. Zo kan het extranet automatisch de juiste informatie tonen aan de juiste gebruiker.
Het is daarbij niet nodig om alle gegevens in beide systemen op te slaan. Vaak is één systeem de belangrijkste bron en haalt het andere systeem alleen de informatie op die nodig is. Door vooraf goed te bepalen welke gegevens waar thuishoren, voorkom je dubbele opslag en houd je de koppeling overzichtelijk.
Hoe werkt zo'n koppeling technisch?
Zo'n koppeling werkt meestal via een API. Dat is een technische verbinding waarmee twee systemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen (Lees hier meer over wat een API inhoudt). Het extranet kan bijvoorbeeld via de API van de ledenadministratie opvragen welk lid is ingelogd, welk type lidmaatschap diegene heeft of bij welke afdeling iemand hoort.
De gegevens kunnen één kant op worden verstuurd, maar ook twee kanten op. Past een lid bijvoorbeeld zijn adres aan in het extranet, dan kan die wijziging automatisch worden doorgestuurd naar de ledenadministratie. Andersom kan een wijziging in de ledenadministratie ervoor zorgen dat het extranet direct met de nieuwe gegevens werkt.
Soms wordt er naast een API ook gebruikgemaakt van webhooks. Daarmee kan een systeem direct een seintje geven zodra er iets verandert, bijvoorbeeld wanneer iemand lid wordt of zijn lidmaatschap opzegt. Welke techniek het meest geschikt is, hangt af van de mogelijkheden van beide systemen en van hoe actueel de gegevens moeten zijn.
Kan iedere ledenadministratie worden gekoppeld?
In veel gevallen kan een ledenadministratie worden gekoppeld aan een extranet, maar de mogelijkheden verschillen per systeem. Sommige ledenadministraties bieden een uitgebreide API waarmee gegevens direct kunnen worden opgehaald en aangepast. Andere systemen werken bijvoorbeeld met webhooks, exports of imports.
Hoe eenvoudig een koppeling te realiseren is, hangt daarom sterk af van de technische mogelijkheden van de ledenadministratie. Heeft een systeem geen goede koppelmogelijkheden, dan is soms maatwerk nodig of zijn bepaalde vormen van automatische gegevensuitwisseling niet mogelijk.
Waar moet je op letten bij een koppeling?
Voordat je een koppeling bouwt, is het belangrijk om te bepalen welke gegevens worden uitgewisseld en welk systeem daarin leidend is. Zo voorkom je dat gegevens elkaar overschrijven of dubbel worden bijgehouden. Denk daarnaast na over hoe snel wijzigingen moeten worden verwerkt.
Privacy en beveiliging zijn daarbij essentieel: je werkt immers met persoonsgegevens van leden. Wissel alleen noodzakelijke gegevens uit, zorg voor versleutelde verbindingen en beperk de toegang tot de juiste personen en systemen. Neem deze bescherming vanaf het ontwerp mee.
Daarnaast moet de gegevensverwerking voldoen aan de AVG. Dat betekent onder meer dat je een geldige grondslag hebt, leden duidelijk informeert over het gebruik van hun gegevens en gegevens niet langer bewaart dan nodig. Leg ook vast wie waarvoor verantwoordelijk is en sluit waar nodig een verwerkersovereenkomst met betrokken leveranciers.
Hulp nodig bij het koppelen van de ledenadministratie van jouw vereniging?
Heb je hulp nodig bij een koppeling tussen je ledenadministratie en extranet, of wil je weten wat er technisch mogelijk is met het systeem dat jouw vereniging gebruikt? We kijken graag samen naar een oplossing die past bij jouw vereniging.
Stuur gerust een bericht naar victor@superinteractive.com.